• Datenkonzept
  Das System ist Mandantenfähig und Mehrlagerfähig. Filialen können problemlos angebunden werden. Die hohe Flexibilität ist auch durch den Zugriff auf definierte Kollegenlager gegeben. Die Verwaltung von mehreren Währungen ist ebenfalls gegeben. Die Datentabellen der ORACLE® Datenbank stehen dem Anwender für eigene Auswertungen zur Verfügung.
• Programmanwahl
  Die Bedienung ist einfach und damit schnell mit allen wichtigen Windows-Funktionen bzw. einer Bedienung auch ohne Maus. Über ein komfortables Menüsystem kann die Programmanwahl über eine Baumstruktur, einen Direktaufruf oder selbst anzulegende Favoriten erfolgen. Dabei wird ein mehrstufiges Berechtigungskonzept mit Berechtigungen bis auf Feldebene einbezogen.
• Belegausgabe
  Mit dem komfortablen Formulargenerator können alle Formulare erstellt und individuell angepasst werden. Die Ausgabe als PDF, E-Mail, Fax, HTML, Excel, XML usw. ist ebenfalls möglich.
• Dokumenten-Archiv
  Es können externe Dokumente eingebunden und in der Datenbank abgelegt werden. Unterschiedliche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) können in die SHCware® eingebunden werden. Zum Beispiel: d3, EASY, DocuWare, Habel, Proxess, SAVIS. Das d3-System ist am tiefsten in die SHCware® integriert.
• Ablaufsteuerung
  Der gesamte Programmablauf wird über Funktionsparameter, die auf Firmen-, Lager- und Sachbearbeiterebene eingestellt werden, gesteuert. Auch die Vorgangsarten sind frei gestaltbar und definierbar.
• Generelles Infosystem
  Das Infosystem bietet Informationen über Artikel, Kunde, Lieferant, Geschäftspartner, Vertreter und Betrieb. Es ist abrufbar aus allen Bereichen, in vielen Bereichen gilt dabei das Suchprinzip vom "Groben" ins "Feine".
• Zusatzinformationen
  sind dynamisch vom Anwender selbst definierbar und für jedes wichtige Bearbeitungsprogramm einstellbar.
• Rechnungswesen
  Das SHCware®-Rechnungswesen ist voll integriert (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung) = betriebswirtschaftliche Software aus einem Haus.

Die Vertriebs-Module bieten dem Außen- und Innendienst übersichtliche Informationen über Vorgänge und Umsätze bei Kunden, Vertreter und Verkäufer. Eine zeitnahe Angebotsverfolgung wird unterstützt. Für den Außendienst steht auf Basis von Tablets eine leistungsfähige Außendienst-APP zur Verfügung.

• Vertriebs-Infosystem
  Mitarbeiter bezogene Übersichten (Vertreter, Verkäufer, Gruppen) nach Aufträgen, Angeboten und Umsätzen bis ins Detail. Kundenlisten mit Umsätzen, Salden und Besuchsplanung. Zielgruppendefinition für Werbeaktionen.
• Kunden-Infosystem
  Kunden bezogene Übersichten nach Angeboten, Aufträgen, Umsätzen, Rechnungen, offene Posten. Datensammlung über Kunden.
• Angebotsverfolgung
  Aktivierung der Nachverfolgung bei der Auftragserfassung oder der Nachbearbeitung über die Aufgabenliste. Hinweis über das Mailsystem, Übersichten und Pflege nach Kunde, Vertreter und Verkäufer, Angebotsanalysen.
• Berichtswesen
  Gesprächsnotizen, Besuchsberichte, Reisekostenerfassung.
• Außendienst-App
  Vertriebs-und Kundeninformationen, Auftragsbearbeitung und Berichtswesen über Tablet oder Notebook direkt vor Ort.

Der Verkauf beinhaltet eine leistungsfähige Angebots- und Auftragsbearbeitung mit umfangreichen Möglichkeiten der Preiskalkulation und Preisfindung. Retouren und Gutschriften werden aus dem Rechnungsarchiv gebildet. Kundenrückstände werden automatisch verwaltet. Komplexe Arbeitsabläufe können auf den Anwender eingestellt und vom Verkaufssystem verwaltet werden. Einige Funktionen des Verkaufssystems sind zum Beispiel:

• Artikel
  Verbands-Nr., Kunden-Artikel-Nr., Verweisbegriffe, Klassifizierungen erfolgen. Die Artikel können ergänzt werden mit Langtexten, Bildern, Fremdsprachen und in die Auftragsbearbeitung einbezogen werden. Diverse Artikel (Sammelartikel) werden durchgängig von der Auftragsposition über die Bestellung bis zur Rückstandsauflösung beim Wareneingang geführt. Ein passiver Artikelstamm (Katalogartikelstamm), steht zur Information bereit, Artikel können daraus kalkuliert und in den Auftrag oder Artikelstamm übernommen werden. Artikel mit gleichen oder ähnlichen Eigenschaften – Referenzartikel – werden zu einer Referenz zusammengefasst und bei der Auftragsbearbeitung angeboten. Artikel können im Lager nach Längen (Restlängen) und Chargen geführt werden.
• Aufträge / Angebote
  Die Belegarten und Geschäftsarten sind frei konfigurierbar (Angebot, Barverkauf, Sofortrechnung, Direktlieferungen, Umbuchungen, …). Eine Auftragsübernahme kann aus dem Internet, von Handscannern, von Warenkörben und von anderen Systemen erfolgen. Mehrere Lieferungen innerhalb eines Auftrages sind möglich (Rückstandslieferungen, Lieferungen aus anderen Lagern, ...) Unterschiedliche Angebotsarten (Telefonangebote, Preisangebote, Objektangebote) mit Referenzen zu Folgeaufträgen sind definierbar. Ermittlung von Auftragskosten (Handlings- und Fixkosten) mit Darstellung bei der Auftragserfassung. Zusatzinformationen und Analysen können über SQL-Scripts ermittelt und die Ergebnisse in den Auftrag eingebunden werden.
• Kreditlimit-Prüfung
  Die Prüfung erfolgt vor, während und nach der Auftragserfassung mit Anfragen zur Freigabe.
• Preiskalkulation / Preisfindung
  Die Preiskalkulation erfolgt aufgrund von Lieferantenkonditionen nach Terminen und Regionen. Stichtagsbezogene Übernahme der Preise. Die Preisfindung ist auf Branchen abgestimmt und leicht erweiterbar. Aktionen werden zeitlich begrenzt und in die Preisfindung einbezogen.
• Rechnungen / Gutschriften
  Aufträge können automatisch gesammelt und zu verschiedenen Zeitpunkten getrennt nach Objekten als Sammelrechnungen verarbeitet werden. Gutschriften werden aus dem Rechnungsarchiv mit den Originaldaten erstellt. Bei Rücknahmen ist eine Freigabe der Gutschrift nach Prüfung erforderlich. Bei Objektrechnungen werden Mengenbegrenzung und Konditionen berücksichtigt.
• Reklamationsverwaltung
  Die Reklamationsverwaltung steuert und verwaltet die unterschiedlichen Typen einer Kundenreklamation und den daraus resultierenden Belegen. Auswertung der Reklamationshäufigkeit.
• Nichtverkäufe
  werden mit einem Grund festgehalten und in die Lagerdisposition einbezogen.
• Stücklisten
  können komplett übernommen oder in der Auftragsbearbeitung zusammengestellt und kalkuliert werden. Fertige Verkaufspakete und Display´s werden ebenfalls bearbeitet.
• Geschäftsarten
  Ein Auftrag kann zusätzlich zur Auftragsart bis auf Positionsebene unterschiedlichen Geschäftsarten zugeordnet werden (Lager, Strecke, Zukauf, ...)
  • Die Geschäftsart beeinflusst den jeweiligen Geschäftsprozess bis zur einzelnen Auftragsposition.
  • Die Statistikaussage wird getrennt nach Geschäftsarten geführt.
• Auftragskosten
  Die Durchführung eines Auftrages verursacht unterschiedliche Kosten. Diese Kosten können bereits bei der Auftragsannahme ermittelt werden. Dadurch ist neben dem Bruttonutzen auch der Nettonutzen darstellbar. Die Auftragskosten unterscheiden sich nach:
  • Kopfkosten sind generelle Kosten pro Auftrag und werden über die Auftragsart bestimmt.
  • Positionskosten sind Handlingskosten pro Position und werden differenziert nach Geschäftsart und Warenbereich ermittelt.
  • In den Statistiken werden die Auftragskosten getrennt ausgewiesen.
• Auftragssplitting
  • Dezentraler Druck in mehreren Lagern und Produktion aus einem Auftrag.
  • Unterschiedliche Produktionsbelege.
  • Zusammenführung der Teilscheine zu einem Lieferschein.

• Tourenzuordnung in der Auftragsbearbeitung.
• Festlegung einer Maximalmenge pro Tour mit Warnhinweis.
• Umbuchungen von einer Tour auf eine andere Tour oder Lieferdatum.
• Ladelisten und Lieferscheine pro Tour drucken.

Die Beschreibung finden Sie im Modul Kassensysteme.

Die Warenwirtschaft verfügt über eine integrierte Verwaltung von Barcodes (EAN, CODABAR, ...). Für den gleichen Artikel sind mehrere Barcodes möglich. Die Artikelanwahl kann in allen Programmbereichen über den Barcode mit Scanner erfolgen. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

• Interner Barcode
  Artikel, die vom Hersteller noch nicht über einen EAN-Code verfügen, werden bei der Anlage mit einem internen EAN-Code versehen und über einen Etikettierungsdrucker ausgezeichnet.
• Offline – Verfahren
  über ein Barcode-Handterminal können Auftrag, Bestellung und Inventur aufgenommen werden. In den entsprechenden Warenwirtschafts-Programmen werden dann die über das Handterminal erfassten Daten übernommen.
• Online – Verfahren
  über einen Browserfähige Scanner (PDA) wird eine Bearbeitungsliste an den Kommissionierer geschickt undvom ihm positionsweise bestätigt. Über das WLAN wird die Lagerentnahme sofort aktualisiert.
• Der Einsatz von MDE
  ist im gesamten logistischen Prozess möglich, vom Wareneingang bis zum Warenausgang (Beladescannung) und auch das Entladen je Abladestelle.
• Barcode auf Belegen
  wird angedruckt. Die Tourenzuordnung und Freigabe ist damit einfacher und geht schneller.

Der Einkauf bedeutet ein ständiges Überprüfen und Ändern von Daten wie z.B. aktuelle Konditionen, Dispositionsdaten, Bestellvorschläge usw. Zu diesen ständigen Eingriffen gibt es aber auch eine Reihe von automatisierbaren Prozessen. Diesen praktischen Vorgaben trägt der Einkauf in der SHCware® Rechnung.

• Grundlagen
  Diverse Lieferanten und Artikel sind möglich. Streckengeschäfte werden ohne Lagerbewegung eingebucht. Fremdwährungen werden berücksichtigt.
• Einkaufskalkulation
  Die Kalkulation kann automatische für unterschiedliche Einkaufspreise (Rechnungsprüfungspreis, Bewertungspreis, Einstandspreis, "Chefpreis", usw.) erfolgen. Konditionen werden für Lieferanten und Objekte geführt.
• Lagerdisposition
  Erfolgt durch unterschiedliche Dispositionsformeln pro Lager. Saison- und Trendfaktoren werden berücksichtigt.
• Bestellungen
  Direkte Bestellungen erfolgen aus dem Kundenrückstand oder Sammeln fürdie Disposition. Bestellvorschläge werden gebildet nach Abteilungen, Lieferantengruppen, Wochentagen usw. Eine vollautomatische Bestellung kann auch aktiviert werden. Vorschlag für alternative Lieferanten mit deren aktuellen Kenndaten (Preise, Lieferzeiten usw.). Bestellausgabe per Druck, Fax, e-Mail oder EDI.
• Wareneingang
  MDE ist beim Wareneingang voll integriert Vorerfassung beim Wareneingang durch ein Lieferavis. Automatische Rückstandszuteilung, Lieferanmahnungen und Retouren sind weitere komfortable Funktionen.
• Eingangsrechnung
  Einlesen der Rechnung per EDI- oder DMS-System. Prüfung mit automatischer Buchungsmöglichkeit in die Finanzbuchhaltung. Direktes Erzeugen von Belastungsanzeigen (Drucken und / oder Buchen) ... Nachträgliches Zuordnen von erhaltenen Gutschriften. Der durchschnittliche Einkaufspreis wird exakt geführt (Korrektur der Vergangenheitswerte der Statistik).
• Workflow-Möglichkeiten
  sind bei der Rechnungskontrolle gegeben.

Die Beschreibung finden Sie im Modul Lagerführung + Logistik.

Die Inventur kann durch verschiedene Parameter individuell auf die Bedürfnisse des Anwenders konfiguriert werden. Sie können mit einer Stichtags- oder einer permanenten Teilinventur arbeiten.

• Ablauf einer Inventur
  • Erstellen einer Inventurdatei (bei permanenter Inventur mehrere gleichzeitig).
  • Übernahme der Sollwerte zum Inventurstichtag.
  • Inventuraufnahme per Zählliste (Sortierung der Zählliste ist frei gestaltbar) oder Handscanner (Offline oder Online bei MDE-Anbindung).
  • Protokollierung.
  • Differenzlisten.
  • Liste noch nicht gezählter Artikel.
• Bewertung nach unterschiedlichen Möglichkeiten
  • nach Durchschnittspreis / Einstandspreis oder individueller Inventurpreis.
  • Berücksichtigung von Abwertungsfaktoren.
  • Preisabgleich über mehrere Firmen.
  • LIFO – Bewertung.
  • Bewertungslisten.
• Fortschreibung und Bestandskorrektur

Das Infosystem und ist aus nahezu allen Programmteilen heraus aufrufbar, ohne das eigentliche Programm verlassen zu müssen. Alle wissenswerten Informationen können sofort und mit wenigen Handgriffen ausgewählt werden. Das Infosystem bildet die zentrale Informationsbeschaffung im gesamten SHCware®-System.

Die Informationen können in der Regel von globalen Aussagen bis hin zum Detail verfolgt werden.

• Artikelauskunft
  Nach: Aufträgen, Rückständen, Bestellungen, Umsätze.
• Kundenauskunft
  Nach: Aufträgen, Umsätzen, Rechnungen, offene Posten, Konditionen, Vorgänge.
• Lieferantenauskunft
  Artikelübersicht, Bestellungen, Umsatz, Konditionen, Eingangsrechnungen.
• Geschäftspartner
  Adressen (Kunden, Lieferanten, Allgemein), Pflege der Ansprechpartner mit Kommunikationsdaten und Werbemerkmalen. Strukturiertes Datenarchiv pflegen und recherchieren.
• Vertreter
  Kundenliste der Vertreter, Besuchsberichte, Provisionsübersicht, Umsätze.
• Betrieb
  Aufträge, offene Posten, Statistiken nach Warengruppen, Sachbearbeiter und Lieferanten.
• Office-Anbindung
  z.B. zu Microsoft WORD.

Für die Geschäftsleitung steht ein Verkaufsmonitor und eine Chef-Info mit konsolidierten Informationen über Verkauf, Einkauf, Lager und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Die Informationen können in der Regel von den verdichteten Aussagen bis hin zum Detail verfolgt werden. Die Berechtigungslogik greift auch hier.

Verkaufsmonitor

Der Monitor dient der sofortigen Analyse von erfassten Angeboten und Aufträgen mit Mindestspannen- und Limit-Kontrolle.

• Ampelfunktionen
  signalisieren die Unter- bzw. Überschreitungen von vorgegebenen Spannen und eingestellten Kreditlimit.
• Summenbildung
  erfolgt nach definierten Warengruppen, Aufträgen und Angeboten.
• Aktualisierung
  erfolgt nach voreingestellten Zeitintervallen.
• Filter / Selektion
  selektive Abfragen nach dem Stoppen des Monitors.
• Tigger
  Anzeige der aktuellen TOP-Aufträge.

Chef-Info

Die Chef-Info bietet kumulierte Aussagen über Betriebe und Lager abgegrenzt nach Zeiträumen Die Informationen können in der Regel von den verdichteten Aussagen bis hin zum Detail verfolgt werden.

• Verkauf
  Auftragssummen nach Zeitperioden unterteilt nach Auftragsarten. Auftragsanalysen nach verschiedenen Kriterien (Abteilungen, Sachbearbeitern, Vertretern, Warenbereichen, ...). Angebotsanalysen nach (offenen Angeboten, Auftragsquote aus Angeboten). Betriebsbezogene Umsätze und Rohgewinne.
• Einkauf
  Bestellungen, Wareneingang, Lagerwert.
• Finanzwesen
  Forderungen, Verbindlichkeiten, Banksalden.
• TOP- Auswahl:
  Kunden, Lieferanten, Vertreter, Verkäufer, Artikel.

Beim täglichen Arbeiten mit SHCware® fallen, quasi als Abfallprodukte, eine Vielzahl von Daten an. In diesen stecken häufig interessante Konstellationen, die für die zuständigen Personen im Unternehmen wichtig sind. Hier unterstützt Sie die Software mit einer großen Anzahl von Möglichkeiten, ob als Zahlenmaterial oder in grafischer Darstellung, als Abfrage oder als Report.

Standardstatistiken

• Artikelinfo
  nach: Aufträgen, Bestellungen, Konditionen, Umsätzen, ...
• Kundeninfo
  nach: Aufträgen, Konditionen, Umsätzen, offenen Posten, ...
• Lieferanteninfo
  nach: Artikel, Bestellungen, Lieferungen, Konditionen, Umsätzen, ...
• Vertreterinfo
  nach: Gebiet, Provisionen, Besuchsberichten, ...
• Betriebsinfo
  nach: Aufträgen, Warengruppen-Sachbearbeiter, Lieferanten, ... Verdichtung für schnelle Abfragen. Abgrenzung / Vergleich nach Monaten / Vorjahr ( Umsatz, Rohgewinn, Kosten, Mengen, ...), Trennung nach Geschäftsarten (Lager, Strecke, Zukauf, ...). Renner-/ Penner-Listen für Artikel und Kunden. Schnittstelle zu und von EXCEL. Erstellung von individuellen Auswertungen, mit Zugriff auf die gesamte Datenbank.

Multidimensionale Analysen

• Fortschreibung eines auswertungsoptimierten Data-Ware-House.
• Analyse Werkzeuge: COGNOS, BI-.Analyser, ORACLE®-Analyser.

Vordefinierten Auswertungswürfel mit COGNOS im Bereich Lager, Vertrieb, Einkauf und Finanzbuchhaltung.

Der Versand von Waren muss einfach, schnell und unter Berücksichtigung von Verpackungsmitteln, Versandkosten, Frachtführern usw. erfolgen. Die SHCware® stellt hierfür folgende Funktionen zur Verfügung:

• Bildung von einem Versandvorgang aus einer oder mehreren Lieferungen mit gleicher Lieferadresse.
• Zuordnung eines "Parkplatzes" für die Ware aus dem Versandvorgang.
• Zuordnung von Verpackungsmitteln:
  • Kartons, Gitterboxen, Collis, Paletten, ...
  • Differenzierung der Verpackungsmittel bis zur Artikelposition.
  • Die Rückgabe der Verpackungsmittel ist nachverfolgbar.
• Bestandskontrolle
  der Verpackungsmittel pro Kunde.
• Gewichtsermittlung
  • ist aus den Artikelpositionen möglich.
  • Gewichtseingabe und Übernahme in den Artikelstamm.
  • Versandkostenermittlung.
  • Aufgrund des Gewichtes kann die Versandart (Paketdienst, Spedition, eigener LKW) entschieden werden.
• Prüfung auf noch fehlende Kommissionierungen pro Versandvorgang für die gleiche Lieferanschrift
• Drucken von:
  • Etiketten für die Verpackungsmittel.
  • Erforderlichen Versandpapieren.
  • Lieferscheine für die verpackte Ware.
• Schnittstellen zu den Frachtführern.

Die Beschreibung finden Sie im Modul e-Commerce.

Unser Modul "Kundendienst / Werkstatt" steuert den gesamten Bereich der Reparaturverwaltung durch eigene Mitarbeiter oder auch durch fremde Unternehmen und hat folgende Funktionen:

• Integration
  des Werkstattmoduls in die Warenwirtschaft.
• Kostenvoranschlag
• Reparaturaufnahm:
  • Aufnahme aller Gerätedaten.
  • Abfrage eines vorher frei definierbaren Fragenkatalogs.
• Fremdreparaturen
  Weitergabe des Reparaturauftrags an Dritte mit Verfolgung, Anmahnung und Weiterberechnung.
• Ersatzteilbeschaffung
  Integration in den Bestellvorgang (Rückstandsverwaltung).
• Reparaturstatus
• Abrechnung:
  • Der Werkstattleistung in einem Betrag oder mit Einzelnachweis.
  • Von z.B. Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen oder Fahrtkosten.
• Belege
  • Kostenvoranschlag.
  • Reparaturbegleitschein.
  • Kundenbenachrichtigung.
• Technikerstatistik
  • Auswertung der benötigten Zeiten.
  • Reparaturumsätze.

Die Beschreibung finden Sie im Modul CRM-Kundenbeziehungen.

Der Import und Export von Daten hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen und dient der einfachen Verwaltung großer Datenmengen und der Kundenbindung. In der SHCware® stehen Ihnen hierzu verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, um die ankommenden Daten, egal in welchem Format, problemlos verarbeiten und auch Kundenanfragen bedienen zu können.

• Regelwerk
  Individuelle Parametrierung zum Einlesen von Artikeldaten der Lieferanten.
• Preispflege
  mit Brutto- und Nettopreisen.
• Schnittstellen
  zu Bestellportalen (NexMart, nmedia, fegime usw.).
• Datanorm- und XML-Ausgabe
  einschließlich gültiger Konditionen.
• Exportmöglichkeit
  für Kunden direkt über das Kundenportal möglich.
• Import und Export
  nicht nur von Artikeldaten, sondern auch Adressdaten, Bestelldaten, Rechnungsdaten, Lieferavisdaten usw.

Die Anforderungen an eine heutige Software werden von Jahr zu Jahr größer. Immer wieder müssen neue Funktionen eingebunden werden. Zusätzlich spezialisieren sich Softwareunternehmen auf bestimmte Funktionen. Durch diese Spezialisierung ist der hier zu erhaltene Funktionsumfang natürlich enorm. Die Kernkompetenz unserer Partner beziehen wir in unsere Gesamtlösung ein und binden über komfortable Schnittstellen deren Produkte mit ein, wie z.B.:

• DATEV
  • aus der Warenwirtschaft zur DATEV-Buchhaltung.
  • aus der SHCware®-Finanzbuchhaltung zum Steuerberater (Saldenübergabe).
• DMS-Systeme (Archivierung)
  • d3
  • EASY
  • DOCUWARE
  • HABEL
  • SAVIS
• Handwerkersoftware
• Küchenplanungssoftware
  • CARAT
• fremde Buchhaltungssysteme
• Lagerlogistiksysteme
  • Ehrhardt + Partner
  • Kratzer
• Hochregallagersysteme
  • KASTO
• Kataloganbindung
  • Tecdoc
  • COSy
• externe Shopsysteme
• Elektronischer Rechnungsversand
• Datenaustausch
  Für einen problemlosen Datenaustausch existieren eine Vielzahl von Schnittstellen z.B.: Datanorm-Online, Eldanorm,  ASCII, CSV / EXCEL, UGL / UGS, EDIFACT, OCI, nmedia, GAEB, CTI u.v.a.

Die Beschreibung finden Sie im Modul LV-Bearbeitung (GAEB).

Die SHCware® stellt alle notwendigen Daten zur Verfügung, damit die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden können. Zum Erstellen der GDPDU-Daten sind nur wenige Handgriffe notwendig:

• Auslagerung Tabellen
  Die SHCware®-Anwendungstabellen werden parametergesteuert in ASCII-Tabellen ausgelagert.
• Datenträgerüberlassung:
  Erstellen von CD´s mit einer von der Finanzverwaltung empfohlenen Beschreibung.
• gesetzliche Vorgaben
  in der Zukunft werden natürlich ständig kontrolliert und ggf. mit aufgenommen.